Les meilleurs outils de gestion de projet sont ceux qui vous mettent à l’aise et vous aident à faire les choses correctement. Ils constituent un élément essentiel de la gestion d’une équipe performante et de l’amélioration de la qualité de votre travail. La meilleure façon de trouver le bon outil est d’analyser votre flux de travail actuel, de choisir un logiciel qui vous aide à atteindre vos objectifs, puis de voir s’il améliore les communications internes de votre entreprise. Vous devez également choisir un outil facile à apprendre et à utiliser, car un outil qui nous frustre ou nous cause de la frustration n’aide personne à être plus productif !

Il est important de choisir un outil de gestion de projet qui fonctionne pour vous. La meilleure façon d’y parvenir est de trouver un outil facile à apprendre et à utiliser. De nombreuses personnes sont confrontées aux mêmes problèmes : comment faire en sorte que mon équipe reste concentrée sur son travail ? Comment m’assurer que tout le monde travaille ensemble ? Comment puis-je garder la trace de tout ce qui se passe en même temps ? Il existe de nombreux types de logiciels différents, il est donc essentiel d’en trouver un qui corresponde à votre propre méthodologie de travail.

Lorsque nous choisissons un logiciel pour nos clients, nous avons constaté qu’il était utile de rechercher des solutions open source. Les projets open source ont tendance à être plus flexibles que les projets payants, car ils laissent aux utilisateurs une plus grande liberté sur leurs données et leurs systèmes. Cela signifie qu’ils sont également plus susceptibles de fonctionner sur plusieurs plateformes et environnements en nuage, ce qui les rend parfaits pour les petites entreprises ou les équipes qui se déplacent fréquemment (ce qui arrive souvent dans le monde d’aujourd’hui !).

Examinez votre flux de travail actuel en matière de gestion de projet

La première étape pour choisir le bon outil de gestion de projet consiste à comprendre votre flux de travail actuel. Cela peut être difficile, car il est facile de prendre les choses pour acquises et parfois de ne pas voir toutes les parties mobiles de votre processus de gestion de projet.

Pour commencer, réfléchissez à ce que vous voulez changer dans votre flux de travail actuel. Y a-t-il des goulots d’étranglement ou des endroits où les choses ont tendance à ne pas bien se passer ? Comment communiquez-vous actuellement avec les autres membres de l’équipe sur les projets ? Utilisez-vous un outil comme Slack ou le courrier électronique qui ne permet pas de suivre les dates d’échéance et les jalons ? Une fois que vous avez une idée de ce qui doit être amélioré dans votre flux de travail, demandez-vous : Quels sont les avantages d’utiliser ce nouvel outil par rapport à mon outil actuel ? Quels sont les inconvénients que je pourrais rencontrer en changeant d’outil ? Un budget est-il disponible pour les mises à niveau (si nécessaire) ? Combien de temps me reste-t-il au travail pendant la journée après avoir déjà accompli des tâches à partir de ma boîte de réception ?

Trouvez un outil qui vous aide à atteindre vos objectifs

Tout d’abord, trouvez un outil qui vous aide à atteindre vos objectifs. Il doit être facile à utiliser et à apprendre (tant par le client que par son équipe). L’outil doit être adaptable à vos besoins, ce qui signifie qu’il peut être adapté à votre flux de travail spécifique. En outre, il doit vous aider à communiquer avec votre équipe et à la tenir informée de ses tâches ou responsabilités dans le processus de gestion de projet.

Enfin, l’outil doit également aider à gérer les projets et à mesurer les performances par rapport aux objectifs convenus.

Choisissez un outil de gestion de projet qui améliore les communications internes de votre équipe

Les bons outils de gestion de projet vous aident à garder le contrôle sur ce qui se passe et à améliorer la collaboration entre les membres de votre équipe. Ils contribuent également à la gestion globale du projet. Par conséquent, si l’outil lui-même n’est pas intuitif ou convivial, il pourrait vous causer plus de problèmes qu’il n’en vaut la peine. Il vous faut quelque chose d’assez basique pour les débutants, mais aussi assez robuste pour les utilisateurs expérimentés.

Trouvez un logiciel adapté à votre propre méthodologie de travail

Une fois que vous avez identifié que vous avez besoin d’un outil de gestion de projet, l’étape suivante consiste à trouver celui qui vous conviendra. Lorsqu’il s’agit de choisir un outil de gestion de projet, deux éléments principaux sont à prendre en compte : votre propre méthodologie de travail et le type de données dont votre équipe a besoin. Si vous êtes un extraverti qui aime voir les choses devant lui à tout moment, une interface visuelle vous sera probablement plus utile que si vous préférez travailler à partir de feuilles de calcul ou de bases de données (même si, ne vous méprenez pas, ces outils peuvent aussi être très utiles !) Ou peut-être que c’est le contraire qui s’applique ; peut-être qu’il est plus facile pour tous les membres de votre équipe d’avoir une vue d’ensemble plutôt que de décomposer les tâches en petits morceaux avant de les voir individuellement. Ce qui convient le mieux à chacun dépendra de ses préférences et de son style, ainsi que du ou des types de projets qu’il gère chaque jour, mais de cette façon, chacun devrait se sentir à l’aise pour utiliser ce qui lui est proposé plutôt que d’avoir l’impression que quelque chose ne va pas, simplement parce que cela ne correspond pas parfaitement à son flux de travail, tout en lui laissant suffisamment de flexibilité pour ne pas entraver sa productivité. »

Choisissez un outil facile à apprendre et à utiliser

Lorsque vous choisissez un outil de gestion de projet, choisissez-en un qui est facile à apprendre et à utiliser. Cela vous aidera à être plus productif.

Certains outils ont une courbe d’apprentissage abrupte, d’autres non. Todoist et Trello en sont un bon exemple : ce sont tous deux d’excellents outils de gestion de projet, mais leurs interfaces utilisateur diffèrent radicalement. Todoist a une interface très simple et il faut peu de temps aux utilisateurs pour comprendre son fonctionnement. En revanche, l’interface utilisateur de Trello est plus complexe et il faut s’y habituer avant de pouvoir l’utiliser efficacement (surtout si vous avez l’habitude d’utiliser un outil comme Todoist ou Asana).

Choisissez un logiciel ouvert à tous

Dans votre recherche de l’outil de gestion de projet idéal, vous devez également garder à l’esprit que le logiciel doit être open source. En effet :

• Les logiciels open source sont souvent plus sûrs et plus fiables.
• Les logiciels open source sont souvent plus flexibles et personnalisables.
• Les logiciels à code source ouvert sont souvent moins chers que les autres options disponibles sur le marché. De plus, parce qu’elles sont accompagnées d’une grande communauté d’utilisateurs qui peuvent vous aider en cas de problème ou vous donner des conseils sur la façon d’utiliser votre nouvel outil, les solutions open source sont également plus faciles à apprendre et à utiliser !

Trouvez des outils de gestion de projet adaptés à la taille de votre entreprise

La taille de votre organisation est un facteur à prendre en compte lors du choix d’un outil de gestion de projet. Plus vous avez d’employés, plus vos besoins en matière de gestion de projet seront complexes, et plus la mise en œuvre de l’outil sera coûteuse. Les petites entreprises peuvent s’en sortir avec des outils plus simples qui sont généralement moins coûteux que ceux utilisés dans les grandes organisations.

Les grandes entreprises utilisent des outils complexes car elles ont besoin que de nombreuses personnes ayant des rôles différents collaborent sur les projets. Ces outils comprennent :

• Les diagrammes de Gantt pour la planification des tâches.
• la planification des capacités pour déterminer combien de ressources sont nécessaires pour chaque tâche
• les systèmes de flux de travail qui permettent aux utilisateurs de déléguer des tâches ou de demander l’approbation d’autres personnes.

L’interface est essentielle pour votre équipe et pour vous. Elle sera utilisée tous les jours par l’ensemble de vos collaborateurs, elle doit donc être fluide et intuitive. C’est pourquoi les fonctionnalités ne sont pas aussi importantes à ce stade que la qualité du logiciel lui-même.

Il existe aujourd’hui de nombreux outils de gestion de projet. Il est important que vous trouviez celui qui correspond le mieux à vos besoins afin d’en tirer le meilleur parti. La meilleure façon d’y parvenir est de prendre le temps d’analyser votre flux de travail actuel, de déterminer le type de logiciel qui conviendrait le mieux et de choisir un outil doté de fonctionnalités adaptées à la communication interne et externe d’une organisation.